Как найти баланс между текущими делами и задачам по спе­циальным проектам, долгосрочным планированием, планами на неделю и день, задачами руководства и ежед­невным потоком дополнительных во­просов, а также регулярно повторяю­щимися отчетными и координацион­ными встречами?
Эффективно управлять своей рабо­той возможно, лишь осуществляя об­зор и контроль задач.

Эффективный обзор задач показы­вает нам: где мы должны быть в пер­спективе; что делать, чтобы добиться желаемого; что является приоритет­ной задачей в списке; в конечном ито­ге - что скорее приведет к этой цели. Контроль позволяет наблюдать за процессом достижения; измерять; ре­шать, что делать в первую очередь, что отложить, что довести до завершения в кратчайшие сроки. Идея состоит в том, чтобы Вы не испытывали труд­ностей при определении плана работ на любой период времени, поиске ин­формации, расстановке приоритетов, наполнении задачами любых времен­ных отрезков, отслеживании - где Ва­ши задачи, где делегированные Вам задачи, где задачи, порученные Вами подчиненным. Только контролируя весь объем задач, мы можем вместо постоянного «гашения пожарных во­просов» делать шаги, являющиеся оптимальнейшими на данный момент времени.

Наши настройки в MS Outlook по­зволяют решать все эти задачи, по сути, одним нажатием клавиши. Например, одна из составляющих группировки задач - план на неделю. Каждый сотрудник видит тут перед собой все, что нужно сделать в тече­ние недели. Теперь Вы спокойно и планомерно идете к своим целям, выполняя лишь одну задачу в один момент времени. Приоритетность за­дач помогает Вам решить: от чего от­казаться в случае изменения плана. Набор «важных-не срочных задач» -что делать в случае наличия свобод­ного времени. Незаполненное время в плане составляет Ваш запас на слу­чай форс-мажора.